Como fazer um inventário de estoque? Confira 4 passos

Quem trabalha com vendas sabe da real importância de manter um estoque controlado. A organização da mercadoria representa uma grande parte do sucesso de uma empresa.

Dessa forma, é possível saber qual a quantidade de cada produto está disponível, dar baixa e entrada em outros, conferir prazos de validade e atender melhor e com mais agilidade os clientes.

O controle de estoque é de fundamental importância para o comércio de todos os tamanhos – desde as microempresas, às médias e grandes, já que, dessa maneira, o comerciante pode fazer um balanço dos produtos que vendem mais e os que vendem menos, podendo repor aqueles com maior incidência e não efetuar a recompra dos que possuem menos vendas, bem como reduzir desperdícios.

Para que você possa efetivamente controlar seu estoque de forma descomplicada e prática, preparamos quatro dicas que irão auxiliá-lo neste processo. Leia abaixo.

1.      Catalogue os produtos

Seja qual for o nicho de sua empresa, catalogar os produtos com códigos internos é fundamental para que as vendas não se tornem uma bagunça.

Dessa forma, quando uma venda é efetuada, a baixa é feita e, logo, o produto é subtraído do estoque.

Separar por grupos e subgrupos é uma estratégia interessante e que leva os comerciantes e operadores de estoque a otimizarem seus tempos.

Se sua empresa possui um sistema apto a utilização e leitura de código de barras, é nesta etapa que ele deverá ser usado, pois durante as vendas, as listagens e a chegada de mercadoria, o registro é feito automaticamente no sistema.

A partir disso, o comerciante poderá estudar a rotatividade do estoque e identificar aqueles produtos que vendem mais, menos e em quais épocas, a fim de efetuar compras mais assertivas e rentáveis, além de acompanhar o vencimento de certos produtos.

2.      Defina a periodicidade do inventário de estoque

Após identificar a rotatividade do seu estoque, é preciso realizar o mesmo procedimento com o seu inventário.

Isso quer dizer que é preciso definir de quanto em quanto tempo sua empresa irá realizar a contagem de produtos.

Esta periodicidade poderá ser definida de acordo com a rotatividade das vendas.

Por exemplo, supermercados que têm alta rotatividade e possuem produtos com validade constante devem utilizar o inventário de estoque com uma frequência muito maior do que concessionárias de veículos, que efetuam vendas mais espaçadas e contam com estoques menores.

A regularidade entre as contagens é importante para garantir a confiabilidade nas informações obtidas, já que, em caso de desaparecimento de produtos no estoque, basta que a averiguação seja feita a partir da data do inventário anterior.

3.      Monte um calendário detalhado para monitorar seu estoque

Além de determinar prazos pré-determinados para atualizar o inventário, é preciso definir os dias e até mesmo horários para a aplicação da contagem.

Esta é uma prática importante que deve ser estabelecida previamente a fim de evitar conflitos como feriados, troca de equipe, dentre outros possíveis fatores que impossibilitem a contagem.

Uma dica importante é escolher datas e horários que normalmente tenham pouco movimento, já que o estoque não será prejudicado dessa forma.

Dessa maneira, o inventário poderá ser feito com segurança e agilidade.

Além disso, recomenda-se que o operador de estoque conte com, ao menos, um colaborador, buscando identificar falhas após a contagem para garantir que a contagem tenha sido feita com sucesso.

4.      Verifique nos sistemas de controle

Após finalizar o processo de contagem e estar com o inventário devidamente pronto, apontando os dados relativos à quantidade de cada produto em estoque, cruze as informações com sistemas automatizados de controle, caso você os utilize.

Dessa maneira, é possível identificar possíveis falhas nas contagens e manter seu estoque sempre atualizado.

Dica extra: utilize etiquetas para auxiliar no armazenamento

Utilizar a etiquetagem em seu estoque ajuda no processo de criação de grupos e famílias de produtos, indicando também as subcategorias.

Este é um procedimento que permite ao operador de estoque identificar os produtos com mais facilidade e agilidade.

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